Consideraciones para un sitio web de eventos

8 consideraciones para el sitio web de tu evento

Tu presencia online es más importante que nunca cuando se trata de realizar un evento. Tu sitio web marca el tono para tu evento y actúa como único destino de tus asistentes para recibir información y comprar tiquetes. Es un lujo de primera para los organizadores del evento conseguir el diseño correcto para el sitio web desde el principio. Un gran sitio web educa, entretiene, e impulsa a la gente a asistir a tu evento. Quieres que los visitantes de tu sitio web estén interesados desde el primer click, por lo que es esencial causar una gran primera impresión.

Ya sea que decidas contratar un diseñador en interno y un equipo de desarrollo o externalizarlo a una agencia, asegúrate de que tienen el conocimiento de la historia de tu empresa es crítico y puede hacer la diferencia al momento de diseñar tu sitio web.

Para construer un sitio web efectivo, aquí te damos unas ocho cosas que deberías considerar.

1. Ten siempre al asistente en mente

Tu website debería estar construido con al asistente prospectivo en mente. ¿Qué les gustaría ver en el sitio web? Usa data, analíticas, e investiga para identificar los intereses potenciales de los asistentes y por qué podrían estar interesados en asistir a un evento como el tuyo. Migrar a esta mentalidad es la forma más fácil de convertir los visitantes de tu sitio web en compradores de tiquetes. El homepage debe retratar de forma activa la experiencia del evento y ayudar a tus asistentes a tomar una rápida decisión en torno a por qué quieren asistir.

2. Ve directo al grano

Lo peor es visitar un website difícil de navegar. A menudo las páginas web tienen demasiado contenido en la página. Recuerda, los visitantes necesitan tomar una decisión rápida sobre si comprar tiquetes. Así que ve directo al grano y ten un call to action claro. Luego de 60 segundos de dar clicks en la página de inicio, es esencial que el visitante conozca la hora, fecha y sitio, además de cómo acceder al programa y dónde comprar las entradas.

3. Narra una historia cautivante

Si tu website no se fundamente en tu historia de marca, estás perdiendo dinero. Uno de los components más importantes al construir un sitio web fuerte para tu evento es capturar la esencia de tu historia. ¿Cuál es ese recuerdo en particular que quieres que la gente tenga sobre tu marca luego de visitar la página? Quieres que tus prospectos de invitados den un vistazo a cómo será su experiencia de evento, antes de que crucen la puerta de entrada. Esto se puede lograr a través de un branding estratégico de mensajes, fotos y gráficas.

Todo, desde tu paleta de colores, logo, e información de marca necesita ser exhibido en el sitio web.

4. Ten un diseño de móvil que sea responsive

En esta era, tu website debe ser construido en una plataforma responsive a los celulares. De acuerdo a Statista, los móviles representaron más de la mitad de las visitas a sitios web en 2019. Si tu website no es amigable con el móvil, acabas de perder la oportunidad de convertir una vasta mayoría de visitantes web en asistentes. Esto significa debería estar optimizado para todos los dispositivos móviles. Esto dará a los visitantes de la página la opción de ver información en su teléfono móvil o en un computador. Crear una página responsive garantiza que todos tengan una gran experiencia.

5. Fácil acceso a servicio al cliente

Si un visitante de una página web tiene una pregunta inmediata, ¿cómo pueden hablar con alguien para esa cuestión? Evita enviarlos a una dirección general de email que rara vez es revisada. Asegúrate de que tu sitio web tiene un número gratuito que pueden contactar, un formulario de contacto en la página, y una opción de chat en vivo. Da a los visitantes multiples opciones para acudir a alguien por ayuda. A nadie le gusta esperar para que respondan sus preguntas.

6. Detalles sobre los oradores y los expositores

Intenta tener la información preliminar sobre tus conferencistas y patrocinador antes de que el sitio sea lanzado. Ver esta información incentivará a la gente a comprar tiquetes. Adicionalmente a los nombres incluye fotos de presentación, logos y perfiles de redes sociales. Esta área del website es una expansión de la historia que estás compartiendo sobre tu marca. Los oradores y los expositores dan forma a tu evento. Los oradores y patrocinadores venden las entradas, así que ellos deberían estar al frente y en el centro de tu página web.

7. Información legal y privada

Con la expedición de mandatos legales como la normativa europea GDPR, el pie de página debe incluir vínculos a tu información privada y legal. Deseas que los visitantes del website sepan que su información está a salvo y protegida. Esta área debería también incluir tu política de reembolsos. Si alguien tiene que cancelar al último minuto, deberían conocer los términos y condiciones y a quién deberían contratar.

8. Múltiples opciones para comprar entradas

Por último, no olvides la página de registro. Deseas que la gente compre tiquetes para que tu evento genere ventas. Tu website debería tener una pestaña y un aviso pop-up promocionando la venta de tiquetes. Haz fácil a tus asistentes la compra de una entrada en cualquier página de tu sitio web.

En conclusión

Ahora que tienes una idea general de lo que se necesita en tu sitio web para atraer la audiencia correcta, comienza a trabajar con un equipo de diseño para construir un sitio fantástico.

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Presupuesto Ganador en 5 Pasos

Construye un presupuesto ganador en solo 5 pasos

Tu presupuesto es el indicador más grande de a dónde tu evento va y en últimas qué tan exitoso será. Por esto la concepción de tu presupuesto puede significar el éxito o el fracaso de cualquier evento. Ahora la gran pregunta es, ¿cómo haces para lograrlo?

Para cualquiera involucrado con eventos no es ninguna sorpresa que los presupuestos sean recibidos con una gran dosis de cautela. Elaborar tu presupuesto de evento puede sentirse como una pelea. Después de todo, tienes múltiples áreas en las cuales invertir y un gran abanico de factores en constante cambio que debes considerar, y más aún, predecir correctamente.

Cada evento tiene diferentes metas y objetivos, desde lanzar un nuevo producto o servicio hasta generar diferentes leads calificados y crear visibilidad de marca. Lo difícil es saber cómo distribuir tu presupuesto para alcanzar estas metas. Desafortunadamente, no hay fórmula mágica, pero con estos 5 pasos, te mostraremos cómo comenzar a aprovechar al máximo el presupuesto de tu evento.

Metas y logros

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El primer paso es identificar qué quieres lograr al realizar el evento y cómo esto está alineado con tus objetivos de negocio. Lo que quieres alcanzar influenciará dónde deberías considerar invertir tu dinero. Entonces, antes de decidir los detalles minuto a minuto de cómo vas a gastar tu presupuesto de evento, primero, identifica tus prioridades, y luego lo que quieres lograr. Esto te permitirá decidir dónde gastar tu presupuesto y en qué áreas necesitarás más dinero.

Expected Costs and ROI

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Cuando planeas tu presupuesto de evento, es vital estimar los costos esperados y cómo debería ser el ROI. Esto es importante pues cada evento tiene resultados tangibles, especialmente para ejecutivos que medirán el éxito de tu evento con estas medidas. Al calcular el monto de dinero que esperar generar contra tus costos totales, puedes luego ajustar tu presupuesto.

Para entender mejor esto, hazte preguntas como: ¿quiero concentrarme en construir visibilidad de marca o en aumentar el ingreso por ventas? O si elijo aumentar las ventas, ¿deseo aumentar las ventas o generar valor en el pipeline? Esto te ayudará a formar las bases de tu presupuesto de evento.

Experiencia anterior

Es esencial que hurgues en el desempeño de eventos previos. Es imperativo que sepas qué ha trabajado y qué no ha funcionado, y por qué. Después de todo, un presupuesto de evento exitoso es uno que no gaste dinero en actividades que no dan resultados. Continúa invirtiendo en métodos que ofrezcan un buen ROI y luego explora nuevas ideas y corrientes que ofrezcan buenas oportunidades. Al monitorear y rastrear todas tus actividades, pronto estarás al tanto de las tendencias que están cayendo en desuso.

Segmenta tu presencia, encuentra lo que funciona para ti

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Con tantos diferentes factores para considerar, es normal que tu presupuesto esté desalineado con tu plan general. Por esto es esencial segmentar tu presupuesto en diferentes partes que puedan ser fácilmente rastreadas. La mejor forma de hacer esto es a través del plan del evento, dónde ya tienes una visión general de cada uno de estos segmentos.

Haz seguimiento a tus resultados

Después de cada evento, es esencial que conserves todo la data relevante porque esto te permitirá determinar tu presupuesto con una perspectiva nueva y más informada. Al calcular tu ROI con la cantidad de dinero que efectivamente gastaste por cada métrica, podrás ver en qué tuviste el mejor desempeño. Esta es una gran forma de identificar qué fue gastado de verdad y el retorno que estás recibiendo por ello.

Resumen

Hay mucho que necesita ser considerado al elaborar tu presupuesto, sin embargo, al seguir estos 5 pasos puedes presupuestar un evento que refleje tus necesidades y evolucione con cada versión que lo organices. Lo más importante es que utilices plenamente toda la data que tienes antes y después del evento, ya que esto provee los cimientos para un presupuesto triunfador que produzca crecimiento para tu compañía.

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Cinco consejos para que tu evento salga bien en las fotos

Cinco consejos para que tu evento salga bien en las fotos

 

Una imagen vale más que mil palabras, un refrán que trasladado al sector eventos se traduciría en: más vale hacer fotos increíbles durante tu evento para enseñar y difundir toda la diversión, sonrisas, éxito, experiencias y momentos especiales que los asistentes vivieron de primera mano. Pero, ¿cómo hacer las mejores fotos y que estas tengan repercusión y sean interesantes para los curiosos? Sigue estos consejos y conseguirás que las fotos de tu evento hablen por si solas.

Especialización. No todas las fotos, ni todos los fotógrafos son válidos para transmitir el concepto del evento y lo que se cultivó en él. La fotografía de eventos requiere de un profesional que entienda el sector. Es importante que sepa diferenciar entre los diferentes tipos de eventos como por ejemplo los de prensa donde se busca dar cierta imagen, o los eventos internos donde esta característica no es determinante. Comprueba sus referencias en eventos.

La iluminación. Una buena iluminación permite captar fotografías de un evento y crear diferentes ambientes, es fundamental para diseñar y transmitir la atmósfera deseada. Según el fotógrafo Vicenzo Rigogliuso, “las fotografías de un evento tienen que transmitir la atmósfera creada con la luz propia del evento que le dé carácter”, y sigue: “se puede utilizar el flash, pero es más interesante la luz natural”.

Un buen briefEl fotógrafo debe estar informado del evento. Presentarle un buen brief permite que llegue al evento teniendo una idea de lo que se encontrará y de lo que tiene que hacer: escaleta del evento, horarios bien definidos, de qué va el evento y concepto, si es necesario hacer fotos a personas concretas, cambios de horarios o deadline de cuándo se necesitará el material (cuidado: procesar las fotos tarda tiempo y es probable que el fotógrafo solo te pueda hacer una selección muy parcial si necesitas fotos justo al acabar el evento). Sobre todo tu briefing tiene que explicar los tipos de fotos que necesitarás y qué quieres comunicar con ellas: atmósfera, detalles, foto general, momentos más importantes. Piensa en lo que querrás comunicar después y haz tu briefing en consecuencia.

El photocall, el gran protagonista. Ese punto localizado sutilmente es donde puedes controlar a los asistentes y sacarles las mejores fotos. El photocall permite diseñar una foto con los elementos claves para que el resultado sea bueno y ellos queden encantados. ¿Las claves? Ubicarlo en un punto fácil de visualizar y estéticamente bello, asegurar una buena iluminación, evitar cosas interesantes colocadas a contraluz, tener idealmente un fondo de photocall mate, colocar una tarima a varias alturas para los fotógrafos y televisiones, evitar arrugas (cuidar las lonas que se transportan dobladas), tener en cuenta el número de personas para “lanzar el tiro”, evitar iluminar con sombras raras en las caras y en los fondos, entre otras.

Otros elementos que sí importan. A veces detalles tan insignificantes como la botella de agua en una mesa de presidencia, los micros en una ponencia, o durante una proyección no cuidar la intensidad de la luz, parecen inofensivos, pero en realidad son elementos que entorpecen visualmente una foto. Cuidar los detalles puede ser una labor a la cual a priori no damos importancia, pero sí la tiene.

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